La fattura proforma

La trattativa si fa seria

Fattura proforma exportQuando riceviamo una richiesta di informazioni dobbiamo essere pronti a tradurre il contatto in opportunità di vendita.

Diamo per scontato che  tra le informazioni richieste ci siano:

 

 

 

  • le caratteristiche dei nostri prodotti
  • i prezzi dei nostri prodotti
  • le nostre condizioni di vendita
  • i nostri termini di pagamento.

 

il documento che ci permette di fornire queste informazioni in modo chiaro e sintetico è la fattura proforma.

Possiamo definire la fattura proforma come una quotazione in forma di fattura. La proforma infatti ha l’aspetto di una fattura. Molto spesso è redatta proprio utilizzando lo stesso stampato della fattura di vendita export.

La fattura proforma export però non è una fattura di vendita e, al contrario di quest’ultima, non è emessa per richiedere un pagamento.

Lo scopo della fattura proforma è di fornire le informazioni e i dettagli che saranno riportati nella fattura di vendita export nel caso che la vendita sia effettivamente conclusa.

La fattura proforma non ha requisiti formali rigidi e quindi può avere l’aspetto che preferiamo. Ad ogni buon conto consiglio di utilizzare lo stesso stampato della fattura di vendita e di redigere la proforma in modo da “simulare” una vendita. Naturalmente tenendo conto delle differenze che distinguono la fattura proforma dalla fattura di vendita. Come già indicato alla pagina La fattura di vendita export, la fattura di vendita sarà identica alla fattura proforma ad eccezione:

  • della dicitura (fattura invece di fattura proforma)
  • del numero (la fattura proforma non ha l’obbligo di essere numerata, anche se è sempre consigliabile assegnarle un numero progressivo)
  • della data di emissione
  • del riferimento alla fattura proforma precedentemente emessa (indicazione che deve sempre comparire nella fattura di vendita export)
  • del riferimento alla Lettera di Credito (informazione non disponibile al momento dell’emissione della proforma)
  • dell’indicazione del periodo di validità dell’offerta (mancante nella fattura di vendita export).

 

E aggiungo che la fattura proforma deve, in ogni caso, contenere le seguenti informazioni:

  1. Logo e anagrafica del venditore (come nella fattura di vendita export)
  2. Elenco e descrizione dei prodotti
  3. Prezzo unitario dei prodotti
  4. Peso netto dei prodotti e peso lordo dell’imballaggio export più opportuno (cartone, cassa, gabbia, pallet)
  5. Misure e volume dell’imballaggio export
  6. Sconto (eventuale)
  7. Termine Incoterms (precisando il luogo di consegna della merce)
  8. Termini e condizioni di pagamento
  9. Costo di spedizione e assicurazione (se non sono già inclusi nel prezzo del prodotto)
  10. Data di scadenza della validità dell’offerta.

 

La fattura proforma, sebbene non abbia rilevanza fiscale né contabile, è un documento export di grande importanza perché:

  • Per l’esportatore:
    È il documento che fornisce informazioni decisive per la conclusione di una vendita
  • Per l’importatore:
    È il documento da utilizzare per:
  • ottenere una licenza di importazione (se la legge lo richiede)
  • richiedere l’emissione di un Lettera di credito (a nostro favore)
  • richiedere un eventuale finanziamento
  • calcolare l’importo dell’eventuale dazio d’importazione.

 

ATTENZIONE

Anche se la fattura proforma soddisfa, già da sola, tutte le richieste formulate dal potenziale cliente, NON DOBBIAMO MAI inviarla senza che sia accompagnata da altro materiale illustrativo che faciliti la conclusione della vendita. Non dobbiamo dimenticare che il contatto con il possibile importatore, anche se avviene a distanza, deve seguire lo stesso svolgimento di una normale trattativa di vendita: presentazione dell’azienda e dei prodotti e, in ultimo, prezzi e condizioni di vendita.

 

La fattura proforma è la nostra prima risposta alla richiesta di informazioni. Ciò non significa che rimarrà l’unica. Il nostro potenziale cliente può chiederci ulteriori informazioni e può anche chiederci migliori (per lui) condizioni e termini di pagamento. Ogni nostra ulteriore offerta dovrà sempre essere accompagnata da una nuova proforma che ne confermi con precisione i diversi termini convenuti.

Una domanda che mi sento rivolgere spesso è: ma non posso inviare un’offerta commerciale o una quotazione invece di una fattura proforma?

La risposta è semplice: sì, certamente ma lo sconsiglio. Questi sono i motivi a favore della fattura proforma:

  • le informazioni da fornire sono molte e senza rispettare uno schema preciso rischiamo di ometterne qualcuna. La fattura proforma, invece, redatta nello stesso modulo della fattura di vendita export, ci dà uno schema preciso dei dati da indicare. Un’informazione mancante risulterebbe immediatamente evidente.
  • La fattura proforma è più leggibile per il nostro interlocutore. L’aspetto di una fattura, sia proforma che di vendita, è sempre facilmente leggibile da chiunque anche nei casi di moduli molto “fantasiosi”.
  • Nel caso di pagamento con lettera di credito avremo già disponibile la fattura (quasi) pronta e non rischieremo di commettere pericolosi errori.

 

 

 

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14 Risposte a La fattura proforma

  1. Giuliana scrive:

    Buongiorno,
    dovendo far ritirare al fornitore francese della merce difettosa da sostituire direttamente presso il nostro cliente svizzero, con contestuale consegna della nuova, è possibile far accompagnare detta merce con nostre fatture proforma (italiane)?
    Questo per evitare il contatto diretto tra cliente-fornitore e velocizzare i tempi dell’operazione.

    Grazie

    • Roberto scrive:

      Se ho ben capito, la restituzione è disposta da un cliente svizzero, cioè extracomunitario, al quale i beni sono stati precedentemente ceduti in regime di non imponibilità (all’art. 8, D.P.R. n. 633/1972).

      In mancanza di ulteriori dettagli, direi di fare ricorso alla procedura della “reintroduzione in franchigia” (art. 185 e ss. del Codice Doganale Comunitario, Reg. CEE n. 2913/1992). Per beneficiare dell’esenzione del dazio all’importazione, è indispensabile rispettare due condizioni:
      1. la reintroduzione della merce, con immissione in libera pratica, deve avvenire entro 3 anni dall’esportazione
      2. la merce deve essere reintrodotta nello stesso Paese dal quale è stata precedentemente esportata.

      La merce deve essere accompagnata da fattura proforma emessa dal cliente svizzero e la sua azienda dovrà emettere una nota di credito a favore del cliente svizzero. All’atto della reintroduzione occorrerà presentare la bolletta doganale di esportazione originaria, con precisa indicazione dei beni in modo da poterne consentire l’identificazione.

      Desidero precisare che per poter godere anche dell’esenzione dall’IVA al momento della reintroduzione (art. 68, d, DPR 633/72) si richiede anche che l’operazione sia svolta dallo stesso soggetto che, a suo tempo, ha effettuato l’esportazione.

      Un’alternativa a quanto sopra consiste nel procedere con la sostituzione in garanzia per merce difettosa. In questo caso (regime di “Traffico di perfezionamento attivo”) è anche richiesta una preventiva autorizzazione della Dogana. Si tratta di una procedura più complessa che non sono in grado di suggerirle per mancanza di ulteriori dettagli.

      In pratica:
      – l’operazione deve essere svolta (a livello documentale: fatture ecc.) dagli stessi soggetti che hanno eseguito l’esportazione
      – è indispensabile avvalersi dell’assistenza di un doganalista (preferibilmente lo stesso che ha curato l’export).

  2. MAURO scrive:

    Buongiorno, per export Italia/Svizzera posso utilizzare la fattura proforma? La Dogana italiana pare non l’accetti. Grazie

    • Roberto scrive:

      La fattura proforma non ha validità fiscale né contabile quindi non può essere utilizzata per scopi doganali (salvo alcuni casi in cui è accettata provvisoriamente).

  3. Giuseppe scrive:

    Ho bisogno di sapere se esiste una normativa che indica i termini di presentazione della fattura definitiva in dogana per un operazione di importAzione per la quale è stata allegata una fattura proforma in attesa di quella definitiva.
    Potete darmi qualche indicazione?
    Grazie

    • Roberto scrive:

      Non mi risulta che ci sia una scadenza di validità della fattura proforma. La questione, a mio avviso, si pone in termini diversi. Provvedere allo sdoganamento con una fattura proforma invece di una fattura commerciale richiede una giustificazione per la dogana. Una volta fornita la giustificazione, si provvede allo sdoganamento pagandone i relativi diritti, compresa l’IVA, naturalmente. Salvo altre esplicite richieste da parte della dogana, riterrei l’operazione conclusa.

  4. Tiana scrive:

    Salve, io ho spedito della campionatura in Giappone,
    ho fatto la fattura proforma.. è corretto o bastava la packing list?
    deve,alla fattura proforma,seguire una fattura con saldo 0 per la campionatura inviata in omaggio, anche se prezzata per consentire il calcolo del dazio doganale a carico del destinatario?
    Ringrazio e saluto
    Tiana

    • Roberto scrive:

      L’invio di campioni senza valore commerciale non impone l’obbligo di emissione della fattura, trattandosi di un’operazione esclusa dal campo di applicazione dell’IVA. Quindi, per questo tipo d’invio, è sufficiente presentare in dogana una lista valorizzata, su propria carta intestata, con l’indicazione dei beni, della loro quantità e del relativo valore normale, oltre all’annotazione che gli stessi costituiscono campioni gratuiti, appositamente contrassegnati, non destinati alla vendita. Questo, se ho capito bene, lei lo ha fatto emettendo una fattura proforma. Purtroppo questo utilizzo della fattura proforma, già dal 1997, è stato escluso dall’Agenzia delle Dogane, in quanto documento privo di valore sia contabile che fiscale. Ciononostante, non mi risulta che, nei molti casi di utilizzo analogo di cui sono a conoscenza, siano nati particolari problemi.
      Mi preme invece ricordarle che il suo reparto amministrazione deve assolvere i normali adempimenti previsti per i documenti di trasporto e di accompagnamento e, naturalmente, di scarico del magazzino.
      L’importanza di tali documenti deriva dal fatto che essi servono a giustificare l’assenza di un corrispettivo (campioni gratuiti) e, aspetto ancora più rilevante, ad evitare la presunzione di vendita di beni senza emissione di fattura.

  5. Nadir scrive:

    Domanda:
    La pro-forma che un italiano fa ad un cliente straniero, dopo che il cliente straniero ha effettuato il pagamento come specificato nella pro -forma, che valore ha la pro forma? Vale per dire come un contratto a tutti gli effetti di legge? Cioe’ se ci sono problemi piu avanti, come si puo” utillizare la pro forma? Sotto quale titolo? Come contratto o altro?
    Oppure meglio fare un contratto oltre lapro forma?
    Grazie

    • Roberto scrive:

      La fattura proforma equivale a un preventivo, a un’offerta di vendita di una merce a certe condizioni. La sua funzione si esaurisce quando riceviamo una lettera di credito o, ancor più, quando riceviamo un pagamento per merce già spedita. Consideri che la fattura proforma è, in ogni caso, un documento “unilaterale” redatto dal venditore per sottoporre al potenziale acquirente le condizioni di vendita che lui stesso stabilisce. Come tale, è vincolante soltanto per il venditore e non per il compratore che può liberamente decidere di procedere con l’acquisto, oppure può richiedere la modifica di alcune condizioni (prezzo, termini di pagamento ecc.) oppure può interrompere la trattativa, a sua esclusiva discrezione.
      La fattura proforma, quindi, è ben lontana dal poter sostituire un contratto. La fattura proforma, molto spesso, segue un primo contatto preso con il cliente e poi, in caso d’interesse del compratore, viene seguita da un contratto di compravendita che stabilisce con precisione tutti i termini della compravendita. La fattura proforma è un ottimo mezzo per formulare una proposta di vendita ma non sottintende un’accettazione da parte del cliente.
      La fattura proforma non è sempre richiesta dal cliente. Sempre più spesso è possibile reperire tutte le necessarie informazioni sul sito del venditore e quindi la fattura proforma potrebbe diventare superflua. In ogni caso, però, consiglio assolutamente di procedere con la stipula di un contratto che contenga tutti quei dettagli che né una fattura proforma né un sito Internet contengono, come ad esempio, il tipo di copertura assicurativa, la clausola di forza maggiore, il foro competente in caso di contestazioni ecc.
      Mi scriva senza esitazioni se qualcosa non le è chiaro.
      Grazie.

  6. Emanuela Sunta scrive:

    Ma se la fattura proforma non è emessa per richiedere un pagamento, come scrivete voi, perchè sulla stessa si devono inserire i “Termini e condizioni di pagamento” come riportate al punto 8. E’ un controsenso. Spiegatevi meglio per favore.
    Grazie

    • Roberto scrive:

      La fattura proforma non RICHIEDE il pagamento perché al momento della sua emissione la compravendita non è ancora avvenuta né tantomeno è avvenuta la spedizione della merce. La fattura proforma si limita a PRECISARE, tra l’altro, quali sono i termini di pagamento richiesti dall’esportatore. La prego di non esitare a chiedermi eventuali ulteriori dettagli.

  7. ruggiero binetti scrive:

    Alcuni importatori della penisola araba in merito al ricevimento di merce in vendita contestualmente al ricevimento cdi beni a titolo gratuito,non richiedono fattura export e fatt.proforma.
    Ma solo una fattura export che indichi anche i prodotti gratuiti con indicazioni identiche inserite in proforma.

    • Roberto scrive:

      Condivido la sua perplessità ma sarei favorevole a soddisfare la richiesta del cliente. Naturalmente deve essere indicato chiaramente che i beni in questione sono ceduti a titolo gratuito e che quindi il loro prezzo in fattura è zero. Mi sfugge quale sia il motivo della richiesta ma dobbiamo immaginare che l’importatore arabo si sia assicurato che una tale fattura non presenterà difficoltà nella procedura doganale d’importazione. Sebbene non veda possibili insidie per lei, spero che la sua fattura sia già stata pagata o che sia garantita da Lettera di Credito.

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