La fattura proforma

La trattativa si fa seria

Fattura proforma exportQuando riceviamo una richiesta di informazioni dobbiamo essere pronti a tradurre il contatto in opportunità di vendita.

Diamo per scontato che  tra le informazioni richieste ci siano:

 

 

 

  • le caratteristiche dei nostri prodotti
  • i prezzi dei nostri prodotti
  • le nostre condizioni di vendita
  • i nostri termini di pagamento.

 

il documento che ci permette di fornire queste informazioni in modo chiaro e sintetico è la fattura proforma.

Possiamo definire la fattura proforma come una quotazione in forma di fattura. La proforma infatti ha l’aspetto di una fattura. Molto spesso è redatta proprio utilizzando lo stesso stampato della fattura di vendita export.

La fattura proforma export però non è una fattura di vendita e, al contrario di quest’ultima, non è emessa per richiedere un pagamento.

Lo scopo della fattura proforma è di fornire le informazioni e i dettagli che saranno riportati nella fattura di vendita export nel caso che la vendita sia effettivamente conclusa.

La fattura proforma non ha requisiti formali rigidi e quindi può avere l’aspetto che preferiamo. Ad ogni buon conto consiglio di utilizzare lo stesso stampato della fattura di vendita e di redigere la proforma in modo da “somigliare” a una vendita. Naturalmente tenendo conto delle differenze che distinguono la fattura proforma dalla fattura di vendita. Come già indicato alla pagina La fattura di vendita export, la fattura di vendita sarà identica alla fattura proforma ad eccezione:

  • della dicitura (fattura invece di fattura proforma)
  • del numero (la fattura proforma non ha l’obbligo di essere numerata, anche se è sempre consigliabile assegnarle un numero progressivo)
  • della data di emissione
  • del riferimento alla fattura proforma precedentemente emessa (indicazione che deve sempre comparire nella fattura di vendita export)
  • del riferimento alla Lettera di Credito (informazione non disponibile al momento dell’emissione della proforma)
  • dell’indicazione del periodo di validità dell’offerta (mancante nella fattura di vendita export).

 

E aggiungo che la fattura proforma deve, in ogni caso, contenere le seguenti informazioni:

  1. Logo e anagrafica del venditore (come nella fattura di vendita export)
  2. Elenco e descrizione dei prodotti
  3. Prezzo unitario dei prodotti
  4. Peso netto dei prodotti e peso lordo dell’imballaggio export più opportuno (cartone, cassa, gabbia, pallet)
  5. Misure e volume dell’imballaggio export
  6. Sconto (eventuale)
  7. Termine Incoterms (precisando il luogo di consegna della merce)
  8. Termini e condizioni di pagamento
  9. Costo di spedizione e assicurazione (se non sono già inclusi nel prezzo del prodotto)
  10. Data di scadenza della validità dell’offerta.

 

La fattura proforma, sebbene non abbia rilevanza fiscale né contabile, è un documento export di grande importanza perché:

  • Per l’esportatore:
    È il documento che fornisce informazioni decisive per la conclusione di una vendita
  • Per l’importatore:
    È il documento da utilizzare per:
  • ottenere una licenza di importazione (se la legge lo richiede)
  • richiedere l’emissione di un Lettera di credito (a nostro favore)
  • richiedere un eventuale finanziamento
  • calcolare l’importo dell’eventuale dazio d’importazione.

 

ATTENZIONE

Anche se la fattura proforma soddisfa, già da sola, tutte le richieste formulate dal potenziale cliente, NON DOBBIAMO MAI inviarla senza che sia accompagnata da altro materiale illustrativo che faciliti la conclusione della vendita. Non dobbiamo dimenticare che il contatto con il possibile importatore, anche se avviene a distanza, deve seguire lo stesso svolgimento di una normale trattativa di vendita: presentazione dell’azienda e dei prodotti e, in ultimo, prezzi e condizioni di vendita.

 

La fattura proforma è la nostra prima risposta alla richiesta di informazioni. Ciò non significa che rimarrà l’unica. Il nostro potenziale cliente può chiederci ulteriori informazioni e può anche chiederci migliori (per lui) condizioni e termini di pagamento. Ogni nostra ulteriore offerta dovrà sempre essere accompagnata da una nuova proforma che ne confermi con precisione i diversi termini convenuti.

Una domanda che mi sento rivolgere spesso è: ma non posso inviare un’offerta commerciale o una quotazione invece di una fattura proforma?

La risposta è semplice: sì, certamente ma lo sconsiglio. Questi sono i motivi a favore della fattura proforma:

  • le informazioni da fornire sono molte e senza rispettare uno schema preciso rischiamo di ometterne qualcuna. La fattura proforma, invece, redatta nello stesso modulo della fattura di vendita export, ci dà uno schema preciso dei dati da indicare. Un’informazione mancante risulterebbe immediatamente evidente.
  • La fattura proforma è più leggibile per il nostro interlocutore. L’aspetto di una fattura, sia proforma che di vendita, è sempre facilmente leggibile da chiunque anche nei casi di moduli molto “fantasiosi”.
  • Nel caso di pagamento con lettera di credito avremo già disponibile la fattura (quasi) pronta e non rischieremo di commettere pericolosi errori.

 

 

 

68 Risposte a La fattura proforma

  1. Gabriela Maxia ha detto:

    Devo spedire dei farmaci (insulinoresistenza e ipertensione) negli Usa, può dirmi qual’è la procedura? Grazie

    • Roberto Coppola ha detto:

      In mancanza di dettagli, suppongo che lei non si riferisca all’invio di campioni. Quindi la procedura per l’export di farmaci negli USA, nei suoi aspetti più generali, è la seguente.

      – Innanzi tutto è necessario che l’esportatore sia registrato presso la FDA (Food & Drug Administration).
      – Nomina di un FDA Agent. È necessario che sia una ditta USA. È anche richiesto il nome della persona incaricata e il suo recapito telefonico.
      – All’interno della registrazione presso la FDA, è necessario anche registrare ogni farmaco per il quale si richiede l’importazione negli USA.
      – Per la registrazione presso la FDA si richiede: il numero DUNS dell’esportatore (rilasciato dalla società Dun & Bradstreet), le foto delle etichette di ogni farmaco, la descrizione delle pratiche di produzione farmaco (GMP – Good Manufacturing Practices) e l’indicazione delle cinque cifre finali dell’NDC Number (National Drug Code); le prime cinque sono attribuite dalla FDA.
      – Etichette in inglese con indicazioni dettagliate sui principi attivi del farmaco (Drug Fact Panel) e sugli eccipienti.
      – indicazioni sulla pericolosità e sugli effetti indesiderati del farmaco di cui si richiede il permesso di importazione in USA (avvertenze riguardanti la conservazione del farmaco, la scadenza, il comportamento in caso di sovradosaggi, la necessità di custodire il farmaco non a portata dei bambini ecc.).

      In pratica, le consiglio senz’altro di mettersi in contatto con il doganalista (Customs Broker) del suo cliente USA. Sarà lui a indicarle un agente FDA o sarà lui stesso a offrirsi di farlo. Questo è il primo passo, che ritengo fondamentale, per soddisfare rapidamente tutti gli adempimenti burocratici necessari.

      • Gabriela Maxia ha detto:

        Grazie x la sua celere risposta,ma non ho una ditta sono solo una madre che deve spedire dei farmaci a sua figlia che non è potuta venire quest’estate (portandoli con se) causa Covid.

        • Roberto Coppola ha detto:

          Capisco… Spero comunque di essere stato utile a qualche esportatore abituale.
          Naturalmente tutto quanto le ho indicato in precedenza non si applica alla spedizione di farmaci tra privati. Preferisco risponderle privatamente.

  2. Chiara ha detto:

    Buongiorno,

    vorrei spedire dei campioni in Russia per farli provare al cliente, che successivamente valuterà se fare l’ordine.
    Mi saprebbe dire il valore massimo che può avere la merce per essere considerata come campionatura e quindi esente da certificazione?

    Grazie

    • Roberto Coppola ha detto:

      Se i campioni hanno un valore inferiore a €. 200,00, non superano i cinque pezzi per articolo e non superano il peso di kg. 50, potrebbe evitare anche l’operazione doganale d’importazione in Russia. Naturalmente questo rimane sempre a discrezione della dogana, ma, entro questi limiti, è probabile che la sua spedizione non incontri ostacoli.

      Se questi limiti sono superati, il problema non è il valore ma il fatto che questi campioni potrebbero essere immessi in libera vendita in Russia senza averne i requisiti. Quindi diventa necessario che questi campioni rientrino in Italia. La procedura più corretta, quindi, diventa l’esportazione temporanea che, successivamente, al momento del rientro dei campioni in Italia, sarà oggetto del cosiddetto “perfezionamento passivo” che le eviterà il pagamento del dazio d’importazione.

      In ogni caso, le consiglio senz’altro di tenersi in contatto con il destinatario dei campioni. Il suo cliente potrebbe suggerirle una procedura più agevole che lui è sicuro di poter gestire a destinazione.

      Sono sicuro che sia una precisazione superflua ma, naturalmente, dovrà accertarsi che il materiale da spedire non rientri tra quelli vietati (o soggetti a restrizioni) dall’Unione Doganale Euroasiatica (armi, sostanze inquinanti, rifiuti pericolosi, latticini, prodotti a base di carne e pesce, frutta e verdura). Anche una campionatura, di conseguenza, verrebbe bloccata in dogana e distrutta.

  3. valerio ha detto:

    Buongiorno, ho eseguito una spedizione in Indonesia per diversi parti di ricambi motori.
    Ho emesso fattura al momento del pagamento e successivamente eseguito la spedizione.
    Nella fattura, emessa in precedenza, ho indicato nr. 100 pezzi di ricambi, effettivamente sono stati spediti solamente 80.
    Adesso devo spedire gli altri ricambi rimanenti.
    Come posso visto che sono stati già fatturati.? emetto una nota di credito?

    • Roberto Coppola ha detto:

      L’emissione di una nota di credito risolve la questione da un punto di vista amministrativo ma vorrei farle notare quanto segue.
      1. Se la dogana indonesiana ha effettuato un controllo fisico sulla merce ha rilevato una discrepanza tra il numero dei pezzi fatturati e il numero dei pezzi spediti. In questo caso c’è una questione aperta tra il suo cliente e la dogana indonesiana che deve essere risolta.
      2. Se la dogana indonesiana non ha effettuato alcun controllo sulla merce rileverà dalle fatture di vendita che il numero totale dei pezzi importati dalla società indonesiana è stato di 120, tenendo conto che la sua nota di credito non viene presentata in dogana. Considerando che il controllo doganale ha anche rilevanza fiscale, questa discrepanza, rilevabile anche a distanza di tempo, anche se improbabile, potrebbe creare un problema al suo cliente indonesiano.
      In conclusione le suggerisco di consultarsi con il suo doganalista e con il suo cliente indonesiano per accertarsi che la dogana a destinazione non ha rilevato discrepanze e che eventuali riserve di natura fiscale a destinazione possono essere agevolmente risolte. In ogni caso informi il suo doganalista perché perfezioni l’operazione presso la dogana italiana di esportazione.

  4. Marco ha detto:

    Buongiorno Roberto,
    devo inviare in vendita in Turchia ad un cliente turco un bancale di 15 parti in plastica del valore totale di circa €500 ma il cliente turco mi chiede di inviare la merce come campioni “samples-no commercial value” con fattura pro-forma inserendo valore €1 cadauno al pezzo e chiede di inviargli la fattura regolare effettiva successivamente.
    E’regolare questa procedura? Grazie

    • Roberto Coppola ha detto:

      No, non è assolutamente regolare! Purtroppo questa è una pratica piuttosto diffusa, specialmente per la vendita di piccole partite di merce, ma rimane comunque del tutto irregolare.
      Questa è la situazione: il suo cliente, molto probabilmente (ma potrei anche dire sicuramente) vuole evadere il dazio d’importazione. Il problema potrebbe sembrare soltanto suo, ma per ottenere questo, sta chiedendo la sua complicità. Se lo accontenta, lei è costretto a rilasciare una falsa dichiarazione alla dogana italiana, quindi commette un illecito di cui è il solo responsabile. Tenga anche conto che lei riceverà un pagamento molto maggiore dell’esiguo importo che ha indicato in proforma. Inoltre, in aggiunta all’illecito doganale, lei commette anche un reato fiscale, cioè un illecito verso l’Agenzia delle Entrate, in quanto non potrà dichiarare per intero l’importo ricevuto in pagamento, nascondendo il profitto ottenuto.
      Spero di essere stato chiaro: NON lo faccia.

      • Marco ha detto:

        E se invece volessimo cedere questi pezzi gratuitamente al cliente turco, quale sarebbe la procedura corretta?
        Spedendo in DAP con fattura proforma e indicazione “samples-good not for sale” il cliente pagherebbe ugualmente i dazi doganali alla ricezione della merce?
        Grazie

        • Roberto Coppola ha detto:

          In questo caso va bene una fattura proforma con importo zero e con le indicazioni “free samples” e “value for customs purposes only” con un valore fittizio ma non troppo lontano dal valore reale.
          Tenga conto che tutto ciò che indica in fattura, proforma o commerciale che sia, deve in ogni caso essere credibile agli occhi della dogana di destinazione ma anche della dogana italiana. Per farle un esempio estremo: non può inviare un lingotto d’oro a titolo gratuito!
          Se il valore dichiarato non è ritenuto congruo, la dogana di destinazione ha facoltà di applicare il dazio d’importazione sul valore che ritiene adeguato al mercato. Le dogane hanno un proprio ufficio valori per questo scopo.
          Ma anche la dogana italiana esercita un controllo di tipo fiscale sulla sua dichiarazione di valore. Per dirla in termini molto pratici: se lei dichiara un valore non credibile, la dogana italiana potrebbe sospettare che lei si faccia pagare il valore effettivo su un conto estero, eludendo il fisco italiano.
          Se i campioni spediti fossero inequivocabilmente invendibili, l’intera operazione cambierebbe radicalmente e la mancanza di un valore commerciale diventerebbe evidente. È una pratica, ad esempio, utilizzata con le calzature. Si inviano campioni con le suole bucate, quindi prive di valore commerciale, con il solo scopo di far esaminare la merce al cliente perché ne valuti l’aspetto e la qualità. Però non conosco la sua merce e non so se questo è possibile nel suo caso.

  5. RODERIC PARFAIT ha detto:

    Buongiorno,
    la mia azienda deve esportare del materiale in Camerun (vende alla società del camerun ma paga una società francese). per esportare il materiale in Camerun loro ci chiedono di fornirgli solo una fattura proforma ai fini doganali e poi la fattura commerciale alla società francese che ci paga. volevo sapere se questo è possibile e se non sarà un problema ai livello della dogana in Italia.
    Grazie,

    • Roberto Coppola ha detto:

      La questione è piuttosto delicata. Non mi è chiara la distinzione tra “vende alla società del Camerun” e “fattura commerciale alla società francese che paga”. Qual è la parte compratrice? Si tratta di una triangolazione IT-FR-Camerun? Chi cura il trasporto? La merce è oggetto dell’accordo di origine preferenziale UE-Camerun?
      In questa transazione entrano in gioco aspetti doganali e fiscali di particolare rilevanza e mi è impossibile darle una risposta certa senza prima poter approfondire tutti i dettagli. Sarò lieto di fornirle tutte le indicazioni necessarie ma, considerando l’impegno richiesto, posso procedere soltanto con un’assistenza di tipo consulenziale.
      Nel caso volesse valutare l’opportunità di affidarmi un incarico di consulenza, la prego di contattarmi privatamente.

  6. michele ha detto:

    Buongiorno,
    lavorando in Vaticano ho un quesito:
    il nostro Ente acquista beni da diverse aziende presenti in Italia…
    alcune di queste aziende spesso emettono Fatture non valide per fini fiscali.
    Non essendo noi soggetti al pagamento dell’Iva (ma paghiamo Conai ad esempio) registriamo nella nostra contabilità queste fatture non valide per fini fiscali ed a noi non vengono poi inviate, nemmeno dopo l’avvenuto pagamento, le fatture reali.
    Vorrei sapere se la registrazione di queste fatture “pro forma” potrebbe comportare per il nostro ente un problema a livello legale, o qualora l’azienda non emettesse poi la fattura reale, se questo potrebbe avere ricadute su di noi.
    Logicamente i pagamenti avvengono tramite bonifico e ne abbiamo tracciabilità…quindi l’emissione della fattura reale e’ un problema amministrativo e contabile della sola azienda che vende o anche del nostro ente vaticano che acquista?

    • Roberto Coppola ha detto:

      Non conosco la normativa del Vaticano in qualità di stato estero ma sono propenso a credere che lei non sia in difetto. Non applicandosi l’Iva, non sussiste neppure l’obbligo della vendita in regime di inversione contabile.
      Il suo fornitore, invece, è senz’altro in difetto. Sia che operi come venditore nazionale sia come esportatore, deve emettere una fattura di vendita. La fattura commerciale, e non proforma, è infatti obbligatoria quando si verifica una traslazione di proprietà, cioè una vendita, per soddisfare gli adempimenti fiscali oltre a quelli doganali.

  7. luciano ha detto:

    Buongiorno Sig.Roberto
    per l’azienda dove lavoro di solito spedisco sempre dei campioni gratuiti verso la cina,quando spedisco la merce emetto solo la fattura proforma,successivamente non emetto mai la fattura di vendita.
    tra le note scrivo che è merce non destinata alla vendita ma solo per verifica e che il valore e ai soli fini doganali,metto anche l’esenzione iva.
    va bene questa procedura?
    grazie

    • Roberto Coppola ha detto:

      Sì, la procedura è corretta. Tenga conto che, in estrema sintesi, la fattura di vendita è obbligatoria soltanto quando si vende e si spedisce. Nel suo caso abbiamo la spedizione ma non la vendita.
      Naturalmente la gratuità delle merci inviate come campioni, deve essere “credibile”. I campioni devono avere un valore commerciale modesto o apparire come invendibili. È ovvio che desterebbe molti sospetti l’invio di gioielleria a titolo gratuito!

  8. Marco ha detto:

    Buongiorno Roberto,
    io dovrei spedire un pezzo piccolo in USA ma non ne conosco ancora l’importo da fatturare.
    Lo saprò successivamente.
    Il cliente è italiano ma la destinazione della merce è USA.
    Io posso spedire ora in USA con pro-forma valore 5€ e successivamente emettere fattura al cliente italiano a 100€?
    Grazie

    • Roberto Coppola ha detto:

      La fattura proforma non ha valore fiscale quindi non può essere utilizzata per una vendita all’esportazione. Nel suo caso una fattura proforma può essere emessa in via provvisoria e successivamente dovrà emettere una fattura definitiva, all’atto del pagamento della merce spedita.
      La fattura proforma può essere emessa per il valore reale della merce o leggermente inferiore e deve riportare la dicitura “il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR/72. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo”.
      Tenga conto che la dogana americana richiede la presentazione della fattura definitiva, non appena disponibile, e che la merce che entra negli USA è soggetta al pagamento del dazio d’importazione anche se accompagnata da fattura proforma provvisoria.

  9. Cristina ha detto:

    Buongiorno io ho un un e-commerce spedisco spesso in America,la mia merce viaggia con la fattura proforma…ma dopo è necessario emettere una fattura effettiva essendo che fuori la ue non abbiamo obblighi di IVA?

    • Roberto Coppola ha detto:

      Indipendentemente dal regime Iva applicabile, ogni volta che procediamo con un trasferimento di proprietà, come nel suo caso, è necessario emettere una fattura commerciale per adempiere agli obblighi fiscali.

  10. Ida ha detto:

    Buonasera
    Un cliente turco mi ha pagato una proforma (pagamento anticipato), a giorni spediremo la merce accompagnata da fattura export e dichiarazioni varie, devo necessariamente fare la fattura di anticipo per il pagamento ricevuto?
    Grazie

    • Roberto Coppola ha detto:

      Una volta ricevuto il pagamento, la fattura proforma ha esaurito la sua funzione e può essere ignorata. A questo punto lei deve emettere la fattura commerciale di vendita che rifletterà il valore della merce e coinciderà con l’importo della fattura proforma.

  11. Marco ha detto:

    Buongiorno,
    devo effettuare un reso per merce non conforme in Turchia.
    Nella fattura pro-forma qual è il valore corretto della merce da inserire?
    Grazie

    • Roberto Coppola ha detto:

      La procedura corretta è la seguente:
      1. la merce dovrà essere restituita dal cliente estero
      2. lei, (fornitore esportatore) dovrà emettere una nota di accredito al suo cliente a copertura dell’intero ammontare della fornitura. L’importo è esente Iva ai sensi dell’art.8 del D.P.R.n.633/72, se l’operazione è effettuata entro l’anno, ai sensi dell’art.26 del D.P.R.n.633/72, se il reso avviene oltre tale termine.
      3. lei dovrà esportare la merce in sostituzione, corredata della nota di accredito (emessa a favore del cliente estero) e da fattura proforma con l’indicazione del valore effettivo della merce (cioè lo stesso della nota di accredito).

  12. CRISTINA ha detto:

    rno,
    abbiamo venduto merce ad un cliente italiano che l’ha successivamente esportata ed installata in Svizzera (apparecchi di illuminazione). La merce è difettosa, la stiamo sostituendo. Il cliente italiano vuole che curiamo noi trasporto ed esportazione della merce in Svizzera.
    Diventa quindi un’operazione triangolare di merce in sostituzione (nessuna fattura di addebito per ora) che viaggerà con fattura proforma (valore circa 180.000 Euro)
    Come dobbiamo procedere? grazie

    • Roberto Coppola ha detto:

      Lei ha venduto la merce a un cliente italiano e quindi lei non è l’esportatore. In mancanza di dettagli, devo supporre che l’operazione di esportazione sia stata effettuata dal suo cliente italiano. Queste due vendite (lei all’italiano e l’italiano allo svizzero) sono formalmente separate e quindi non si può parlare di triangolazione a meno che lei non abbia fatturato l’italiano in esenzione di Iva per merce destinata a Paese extra UE.
      Lei può spedire la merce al cliente svizzero vendendola e fatturandola con una fattura commerciale di vendita e non con una fattura proforma.
      Riservandomi di fornirle un parere diverso in presenza di ulteriori precisazioni, questa è la procedura corretta:
      1. restituzione della merce dalla Svizzera all’esportatore italiano (cioè al cliente italiano a cui lei l’ha venduta)
      2. emissione di nota di accredito da parte dell’esportatore italiano a favore dell’importatore svizzero
      3. nuova esportazione dall’Italia della merce in sostituzione, accompagnata dalla nota di accredito emessa dall’esportatore italiano e da fattura proforma con l’indicazione di merce in sostituzione a titolo gratuito.
      Se lei ha fatturato il cliente italiano applicando l’Iva, cioè non tenendo conto della successiva esportazione, lei dovrà procedere con la sostituzione della merce così come farebbe con una normale vendita a cliente italiano.

  13. Viviana ha detto:

    Buongiorno,
    devo spedire alcuni articoli in sostituzione in garanzia ad un cliente extracee con altre merce che ha in ordine e vuole il prezzo 0 in fattura per questi articoli in sostituzione. Si può fare? devo specificare qualcosa? e’ meglio fare una fattura proforma separata con valore ai soli fini doganali (10 euro) e scrivere merce in sostituzione in garanzia?

    • Roberto Coppola ha detto:

      Assolutamente sì, deve fare una fattura proforma separata con l’indicazione del valore della merce “ai soli fini doganali” e con la precisazione che si tratta di merce in sostituzione.

      ATTENZIONE
      In questa operazione abbiamo due ordini di criticità: valutarie e doganali. In sintesi, dal punto di vista valutario, lei fattura due partite di merce ma riceve il pagamento di una sola. Si rischia la presunzione di evasione fiscale (si potrebbe sospettare che il secondo pagamento avvenga su un conto estero).
      Dal punto di vista doganale è il suo cliente ad avere una criticità da risolvere: riceve due partite di merce ma (molto probabilmente), cercherà di non pagare di nuovo gli oneri doganali sulla seconda partita (merce in sostituzione), utilizzando la sua fattura di valore zero.

      Quindi, la procedura corretta è:
      1. la merce dovrà essere restituita dal cliente estero
      2. lei, (fornitrice esportatrice) dovrà emettere una nota di accredito al suo cliente a copertura dell’intero ammontare della fornitura. L’importo è esente Iva ai sensi dell’art.8 del D.P.R.n.633/72, se l’operazione è effettuata entro l’anno, ai sensi dell’art.26 del D.P.R.n.633/72, se il reso avviene oltre tale termine.
      3. lei dovrà esportare la merce in sostituzione, corredata della nota di accredito (emessa a favore del cliente estero) e da fattura proforma.

  14. Marco ha detto:

    Buongiorno,
    ho acquistato merce in Tunisia per circa €40.000 che all’arrivo è risultata non conforme.
    Ora il fornitore mi sta inviando una nuova fornitura a titolo gratuito in sostituzione.
    Per questa spedizione ha emesso fattura pro-forma indicando valore merce 0,1€ per un totale fattura di circa 900€
    Nella fattura non ha indicato causale “cessione a titolo gratuito”
    E’ corretto procedere in questo modo?
    Grazie

    • Roberto Coppola ha detto:

      No, la procedura non è corretta. O meglio, non è completa. Consideri che, per la Dogana italiana, lei ha ricevuto due partite di merce, di cui la seconda con l’indicazione di un valore irrealisticamente basso. Per la Dogana non c’è stata sostituzione di merce. Quindi la procedura corretta è:
      1. restituzione della merce al venditore estero
      2. emissione di nota di accredito da parte del venditore estero a favore dell’importatore italiano, cioè a favore suo
      3. nuova esportazione dalla Tunisia della merce in sostituzione, accompagnata dalla nota di accredito emessa dal venditore e da fattura proforma con l’indicazione di merce in sostituzione a titolo gratuito.
      È indispensabile la collaborazione del fornitore estero ed un’attenta assistenza del suo doganalista.

      • Marco ha detto:

        Buongiorno Roberto, grazie molte per la risposta.
        Un ultima domanda: per la fornitura in sostituzione a titolo gratuito devo pagare l’IVA + dazi?
        Grazie

        • Roberto Coppola ha detto:

          Non necessariamente. Il suo doganalista deve inoltrare la domanda di reintroduzione in franchigia spiegandone i motivi, evitandole così di pagare gli oneri doganali. Nel suo caso le potrebbe però essere richiesta una cauzione in attesa del perfezionamento dell’operazione.

  15. Valeria Conti ha detto:

    Salve,
    devo sostituire in garanzia della merce inizilamente fatturata con un importo di ca 50.000 euro e destinata in Canada. La merce era sbagliata. Quali docuumenti devo emettere per essere in regola?

    Grazie per l’aiuto.

    • Roberto Coppola ha detto:

      Questa è, in sintesi, la procedura:
      1. Ricevimento della merce resa dal cliente estero
      2. emissione di una sua nota di accredito a favore del cliente estero
      (ai sensi dell’art.8 del D.P.R.n.633/72, se l’operazione è effettuata entro l’anno, ai sensi dell’art.26 del D.P.R.n.633/72, se il reso avviene oltre tale termine).
      ATTENZIONE:
      È necessario consultarsi con il proprio doganalista per verificare la possibilità di una reintroduzione in franchigia, così da evitare il pagamento dei diritti doganali import.
      3. Esportazione della merce corredata dalla nota di accredito (emessa a favore del cliente estero) o da fattura proforma.

  16. Agnese ha detto:

    buongiorno,
    vorrei una conferma.
    Se effettuo una spedizione extra UE di beni in omaggio, sulla fattura “customs purposes only” e ai fini del calcolo dei dazi, i prezzi dei beni indicati devono essere maggiori o uguali al costo di produzione (o di acquisto) di ogni singolo bene, giusto?
    Grazie

    • Roberto Coppola ha detto:

      Ai soli fini doganali il valore deve essere giudicato congruo dalla Dogana del Paese di destinazione. Direi quindi d’indicare un valore uguale o leggermente inferiore all’effettivo valore commerciale.

  17. Tittitatoniry@gmail.com ha detto:

    Se acquisto dalla Cina on linea, è sufficiente la fattura pro forma?

    • Roberto Coppola ha detto:

      Se si tratta di piccoli acquisti effettuati online su base B2C, cioè a soggetto privato, potrebbe non servire alcuna documentazione. I prodotti comunque transiteranno attraverso la Dogana e, nel caso d’ispezione, potrebbe essere richiesto il pagamento di un dazio d’importazione.
      Se si tratta di un acquisto B2B, cioè tra ditte, allora l’acquisto online non cambia la natura della transazione: è necessaria la stessa documentazione richiesta per qualsiasi importazione, in primis la fattura commerciale di vendita!

  18. SILVIA ha detto:

    Buongiorno,
    posso emettere fattura proforma Dicembre 2018 per cliente Sud Africa per riconoscimento bonus anno 2018 ? O meglio il cliente riconoscerà nota di accredito nel 2019. Grazie

    • Roberto Coppola ha detto:

      Non posso che sconsigliarle di emettere una fattura proforma retrodatata. Se l’alternativa è questa, opterei senz’altro per la nota d’accredito.

  19. Martina ha detto:

    Buongiorno, per l’invio delle nostre strenne , ci è richiesto da alcuni paesi extra Cee una fattura commerciale (DHL ci dice che la Giordania e il S.Africa, non accettano fatture proforma) ma come faremo, non è merce in vendita , ne seguirà un pagamento. Posso emettere una fattura sul excel/word , con una numerazione fittizia?

    • Roberto Coppola ha detto:

      Per il suo scopo, la fattura proforma può essere sostituita da una cosiddetta lista valorizzata (value list). Anch’essa, al pari della proforma, non ha valore fiscale e può non essere numerata. Indichi un valore basso ma non irrealistico perché il destinatario potrebbe incorrere in sanzioni. Tutte le dogane hanno un ufficio valori che verifica la congruità dei prezzi e un valore eccessivamente basso potrebbe risvegliare il loro interesse. Meglio evitare che le sue strenne siano sottoposte a valutazione.
      In questa lista le consiglio di indicare che la merce spedita non è oggetto di vendita e che i valori indicati hanno l’unico scopo di fornire le indicazioni richieste dalla dogana di destinazione (goods not for sale – Only for Customs purposes).
      ATTENZIONE
      Le consiglio di verificare con i destinatari che i vostri omaggi sono graditi. In molti casi rischiamo di “regalare” ai nostri clienti esteri una nutrita serie di grossi fastidi. Meglio per loro rinunciare al gusto della sorpresa che averne una sgradita!

  20. Matteo ha detto:

    Buongiorno,
    un cliente comunitario (GER1) ci ordina merce richiedendo spedizione al cliente finale (SIN1) in Paese Extra-UE.
    Ci viene richiesto di spedire allegando alla merce una fattura proforma con indicazione del prezzo di vendita di (GER1) al cliente finale (SIN1).
    Dal momento che la proforma non può essere utilizzata per scopi doganali, come è possibile spedire senza mostrare al cliente finale (SIN1) il prezzo di acquisto del nostro cliente (GER1)?
    grazie,
    Matteo

    • Roberto ha detto:

      Considerando che le è chiesto di spedire la merce (non soltanto di proporre una vendita) è GER1 che deve emettere una fattura di vendita a SIN1. Lei deve emettere una fattura di vendita a GER1. La sua fattura a GER1 sarà utilizzata per l’operazione doganale di esportazione ma il suo contenuto resterà sconosciuto a SIN1. La sua fattura dovrà riportare la dicitura “cessione all’esportazione non imponibile ai sensi dell’art. 8, co. 1 lett. a) D.P.R. n. 633/72”.

      • Matteo ha detto:

        Salve,
        se la merce viaggerà con nostra fattura di vendita a GER1 e tale fattura sarà utilizzata per l’operazione doganale di esportazione, c’è la possibilità che possa arrivare nelle mani del cliente finale SIN1, ricevendola congiuntamente alla merce.
        Per ovviare a questo problema, è proponibile esportare con la fattura di vendita di GER1 a SIN1? Se si, potrebbe delinearsi il rischio di perdere l’imponibilità IVA, dal momento che il passaggio merce tra noi e GER1 avverrebbe su suolo nazionale, per successiva vendita di GER1 a SIN1; è corretta questa affermazione a suo avviso?
        Come è meglio procedere in tal caso?
        grazie,
        Matteo

        • Roberto ha detto:

          La sua affermazione sarebbe corretta ma, per fortuna, c’è una soluzione al suo quesito. Lei deve fatturare GER1 indicando in fattura la destinazione finale della merce e, possibilmente, anche il nome completo di SIN1. Lei deve, poi, presentare in dogana export sia la sua fattura che quella del suo cliente tedesco, anche quest’ultima, ovviamente, indirizzata a SIN1.
          ATTENZIONE
          Si ricordi di dare istruzioni al suo doganalista di NON inviare la sua fattura a destinazione ma di utilizzare soltanto la fattura del suo cliente tedesco per accompagnare la merce. Nella dichiarazione doganale figurerà sia lei che che GER1. Si tratta di un tipico caso di triangolazione, il suo doganalista conosce benissimo questa semplice procedura.

          • fulvio ha detto:

            Avrei lo stesso problema ma entrambe le controparti sono extra ue, ad uno spedisco fattura e ad uno la merce. Come mi comporto?Presento sempre entrambe le fatture e il resto invariato? grazie

          • Roberto Coppola ha detto:

            Ho risposto privatamente alla sua email.

  21. Michela ha detto:

    Buongiorno, un importatore dagli Stati Uniti ci chiede una campionatura dei prodotti da noi commercializzati, nella fattura proforma andrà indicato il valore commerciale del bene ai fini del dazio, pertanto dovrà essere indicato anche l’importo totale che non potrà quindi risultare ZERO ? Si può eventualmente inserire uno sconto del 100% ? Grazie

    • Roberto ha detto:

      Per l’invio di campioni gratuiti è sufficiente presentare in dogana una lista valorizzata, su propria carta intestata o una fattura proforma, con l’indicazione dei beni, della loro quantità e del relativo valore normale, oltre all’annotazione che gli stessi costituiscono campioni gratuiti, appositamente contrassegnati, non destinati alla vendita. L’importo totale della fattura proforma sarà indicato con la precisazione che si tratta di un valore ai soli fini doganali (“only for Customs purposes”).
      Le cessioni gratuite di beni verso Paesi extra-UE costituiscono cessioni all’esportazione, esenti da Iva a norma dell’art. 8, comma 1, lettera a), DPR 633/1972. Ai fini della non imponibilità IVA, anche se si tratta di campioni gratuiti, rimane la necessità che l’esportazione risulti da documento doganale.

      • carlotta fontana ha detto:

        Mi scusi
        Se spediso merce in garanzia per sostituzione di una parte daneggiata che valore ai soli fini doganali posso mettere?
        se il pezzo vale 100 posso metter come valore ai soli fini doganali 10 euro?
        vige una regola in tal senso?
        grazie

        • Roberto Coppola ha detto:

          Ipotizzo che per “danneggiata” s’intenda difettosa e quindi coperta da garanzia. Immagino anche che si tratti di cliente extra UE.
          Agli effetti doganali, la fattura proforma (o una lista valorizzata su carta intestata) emessa per la spedizione di un bene in sostituzione, deve riportare la causale “sostituzione in garanzia” (“replacement under warranty”).
          In teoria, il valore minimo che lei indica può andare bene per la dogana italiana ma le consiglio vivamente di chiedere conferma al doganalista (customs broker) del suo cliente perché si registrano casi in cui la dogana di destinazione non ha accettato la fattura proforma ed ha ritardato lo sdoganamento fino alla presentazione di una fattura di vendita export.

  22. Giuliana ha detto:

    Buongiorno,
    dovendo far ritirare al fornitore francese della merce difettosa da sostituire direttamente presso il nostro cliente svizzero, con contestuale consegna della nuova, è possibile far accompagnare detta merce con nostre fatture proforma (italiane)?
    Questo per evitare il contatto diretto tra cliente-fornitore e velocizzare i tempi dell’operazione.

    Grazie

    • Roberto ha detto:

      Se ho ben capito, la restituzione è disposta da un cliente svizzero, cioè extracomunitario, al quale i beni sono stati precedentemente ceduti in regime di non imponibilità (all’art. 8, D.P.R. n. 633/1972).

      In mancanza di ulteriori dettagli, direi di fare ricorso alla procedura della “reintroduzione in franchigia” (art. 185 e ss. del Codice Doganale Comunitario, Reg. CEE n. 2913/1992). Per beneficiare dell’esenzione del dazio all’importazione, è indispensabile rispettare due condizioni:
      1. la reintroduzione della merce, con immissione in libera pratica, deve avvenire entro 3 anni dall’esportazione
      2. la merce deve essere reintrodotta nello stesso Paese dal quale è stata precedentemente esportata.

      La merce deve essere accompagnata da fattura proforma emessa dal cliente svizzero e la sua azienda dovrà emettere una nota di credito a favore del cliente svizzero. All’atto della reintroduzione occorrerà presentare la bolletta doganale di esportazione originaria, con precisa indicazione dei beni in modo da poterne consentire l’identificazione.

      Desidero precisare che per poter godere anche dell’esenzione dall’IVA al momento della reintroduzione (art. 68, d, DPR 633/72) si richiede anche che l’operazione sia svolta dallo stesso soggetto che, a suo tempo, ha effettuato l’esportazione.

      Un’alternativa a quanto sopra consiste nel procedere con la sostituzione in garanzia per merce difettosa. In questo caso (regime di “Traffico di perfezionamento attivo”) è anche richiesta una preventiva autorizzazione della Dogana. Si tratta di una procedura più complessa che non sono in grado di suggerirle per mancanza di ulteriori dettagli.

      In pratica:
      – l’operazione deve essere svolta (a livello documentale: fatture ecc.) dagli stessi soggetti che hanno eseguito l’esportazione
      – è indispensabile avvalersi dell’assistenza di un doganalista (preferibilmente lo stesso che ha curato l’export).

  23. MAURO ha detto:

    Buongiorno, per export Italia/Svizzera posso utilizzare la fattura proforma? La Dogana italiana pare non l’accetti. Grazie

    • Roberto ha detto:

      La fattura proforma non ha validità fiscale né contabile quindi non può essere utilizzata per scopi doganali (salvo alcuni casi in cui è accettata provvisoriamente).

  24. Giuseppe ha detto:

    Ho bisogno di sapere se esiste una normativa che indica i termini di presentazione della fattura definitiva in dogana per un operazione di importAzione per la quale è stata allegata una fattura proforma in attesa di quella definitiva.
    Potete darmi qualche indicazione?
    Grazie

    • Roberto ha detto:

      Non mi risulta che ci sia una scadenza di validità della fattura proforma. La questione, a mio avviso, si pone in termini diversi. Provvedere allo sdoganamento con una fattura proforma invece di una fattura commerciale richiede una giustificazione per la dogana. Una volta fornita la giustificazione, si provvede allo sdoganamento pagandone i relativi diritti, compresa l’IVA, naturalmente. Salvo altre esplicite richieste da parte della dogana, riterrei l’operazione conclusa.

  25. Tiana ha detto:

    Salve, io ho spedito della campionatura in Giappone,
    ho fatto la fattura proforma.. è corretto o bastava la packing list?
    deve,alla fattura proforma,seguire una fattura con saldo 0 per la campionatura inviata in omaggio, anche se prezzata per consentire il calcolo del dazio doganale a carico del destinatario?
    Ringrazio e saluto
    Tiana

    • Roberto ha detto:

      L’invio di campioni senza valore commerciale non impone l’obbligo di emissione della fattura, trattandosi di un’operazione esclusa dal campo di applicazione dell’IVA. Quindi, per questo tipo d’invio, è sufficiente presentare in dogana una lista valorizzata, su propria carta intestata, con l’indicazione dei beni, della loro quantità e del relativo valore normale, oltre all’annotazione che gli stessi costituiscono campioni gratuiti, appositamente contrassegnati, non destinati alla vendita. Questo, se ho capito bene, lei lo ha fatto emettendo una fattura proforma. Purtroppo questo utilizzo della fattura proforma, già dal 1997, è stato escluso dall’Agenzia delle Dogane, in quanto documento privo di valore sia contabile che fiscale. Ciononostante, non mi risulta che, nei molti casi di utilizzo analogo di cui sono a conoscenza, siano nati particolari problemi.
      Mi preme invece ricordarle che il suo reparto amministrazione deve assolvere i normali adempimenti previsti per i documenti di trasporto e di accompagnamento e, naturalmente, di scarico del magazzino.
      L’importanza di tali documenti deriva dal fatto che essi servono a giustificare l’assenza di un corrispettivo (campioni gratuiti) e, aspetto ancora più rilevante, ad evitare la presunzione di vendita di beni senza emissione di fattura.

  26. Nadir ha detto:

    Domanda:
    La pro-forma che un italiano fa ad un cliente straniero, dopo che il cliente straniero ha effettuato il pagamento come specificato nella pro -forma, che valore ha la pro forma? Vale per dire come un contratto a tutti gli effetti di legge? Cioe’ se ci sono problemi piu avanti, come si puo” utillizare la pro forma? Sotto quale titolo? Come contratto o altro?
    Oppure meglio fare un contratto oltre lapro forma?
    Grazie

    • Roberto ha detto:

      La fattura proforma equivale a un preventivo, a un’offerta di vendita di una merce a certe condizioni. La sua funzione si esaurisce quando riceviamo una lettera di credito o, ancor più, quando riceviamo un pagamento per merce già spedita. Consideri che la fattura proforma è, in ogni caso, un documento “unilaterale” redatto dal venditore per sottoporre al potenziale acquirente le condizioni di vendita che lui stesso stabilisce. Come tale, è vincolante soltanto per il venditore e non per il compratore che può liberamente decidere di procedere con l’acquisto, oppure può richiedere la modifica di alcune condizioni (prezzo, termini di pagamento ecc.) oppure può interrompere la trattativa, a sua esclusiva discrezione.
      La fattura proforma, quindi, è ben lontana dal poter sostituire un contratto. La fattura proforma, molto spesso, segue un primo contatto preso con il cliente e poi, in caso d’interesse del compratore, viene seguita da un contratto di compravendita che stabilisce con precisione tutti i termini della compravendita. La fattura proforma è un ottimo mezzo per formulare una proposta di vendita ma non sottintende un’accettazione da parte del cliente.
      La fattura proforma non è sempre richiesta dal cliente. Sempre più spesso è possibile reperire tutte le necessarie informazioni sul sito del venditore e quindi la fattura proforma potrebbe diventare superflua. In ogni caso, però, consiglio assolutamente di procedere con la stipula di un contratto che contenga tutti quei dettagli che né una fattura proforma né un sito Internet contengono, come ad esempio, il tipo di copertura assicurativa, la clausola di forza maggiore, il foro competente in caso di contestazioni ecc.
      Mi scriva senza esitazioni se qualcosa non le è chiaro.
      Grazie.

  27. Emanuela Sunta ha detto:

    Ma se la fattura proforma non è emessa per richiedere un pagamento, come scrivete voi, perchè sulla stessa si devono inserire i “Termini e condizioni di pagamento” come riportate al punto 8. E’ un controsenso. Spiegatevi meglio per favore.
    Grazie

    • Roberto ha detto:

      La fattura proforma non RICHIEDE il pagamento perché al momento della sua emissione la compravendita non è ancora avvenuta né tantomeno è avvenuta la spedizione della merce. La fattura proforma si limita a PRECISARE, tra l’altro, quali sono i termini di pagamento richiesti dall’esportatore. La prego di non esitare a chiedermi eventuali ulteriori dettagli.

  28. ruggiero binetti ha detto:

    Alcuni importatori della penisola araba in merito al ricevimento di merce in vendita contestualmente al ricevimento cdi beni a titolo gratuito,non richiedono fattura export e fatt.proforma.
    Ma solo una fattura export che indichi anche i prodotti gratuiti con indicazioni identiche inserite in proforma.

    • Roberto ha detto:

      Condivido la sua perplessità ma sarei favorevole a soddisfare la richiesta del cliente. Naturalmente deve essere indicato chiaramente che i beni in questione sono ceduti a titolo gratuito e che quindi il loro prezzo in fattura è zero. Mi sfugge quale sia il motivo della richiesta ma dobbiamo immaginare che l’importatore arabo si sia assicurato che una tale fattura non presenterà difficoltà nella procedura doganale d’importazione. Sebbene non veda possibili insidie per lei, spero che la sua fattura sia già stata pagata o che sia garantita da Lettera di Credito.

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