La fattura proforma

La trattativa si fa seria

Fattura proforma exportQuando riceviamo una richiesta di informazioni dobbiamo essere pronti a tradurre il contatto in opportunità di vendita.

Diamo per scontato che  tra le informazioni richieste ci siano:

 

 

 

  • le caratteristiche dei nostri prodotti
  • i prezzi dei nostri prodotti
  • le nostre condizioni di vendita
  • i nostri termini di pagamento.

 

il documento che ci permette di fornire queste informazioni in modo chiaro e sintetico è la fattura proforma.

Possiamo definire la fattura proforma come una quotazione in forma di fattura. La proforma infatti ha l’aspetto di una fattura. Molto spesso è redatta proprio utilizzando lo stesso stampato della fattura di vendita export.

La fattura proforma export però non è una fattura di vendita e, al contrario di quest’ultima, non è emessa per richiedere un pagamento.

Lo scopo della fattura proforma è di fornire le informazioni e i dettagli che saranno riportati nella fattura di vendita export nel caso che la vendita sia effettivamente conclusa.

La fattura proforma non ha requisiti formali rigidi e quindi può avere l’aspetto che preferiamo. Ad ogni buon conto consiglio di utilizzare lo stesso stampato della fattura di vendita e di redigere la proforma in modo da “somigliare” a una vendita. Naturalmente tenendo conto delle differenze che distinguono la fattura proforma dalla fattura di vendita. Come già indicato alla pagina La fattura di vendita export, la fattura di vendita sarà identica alla fattura proforma ad eccezione:

  • della dicitura (fattura invece di fattura proforma)
  • del numero (la fattura proforma non ha l’obbligo di essere numerata, anche se è sempre consigliabile assegnarle un numero progressivo)
  • della data di emissione
  • del riferimento alla fattura proforma precedentemente emessa (indicazione che deve sempre comparire nella fattura di vendita export)
  • del riferimento alla Lettera di Credito (informazione non disponibile al momento dell’emissione della proforma)
  • dell’indicazione del periodo di validità dell’offerta (mancante nella fattura di vendita export).

 

E aggiungo che la fattura proforma deve, in ogni caso, contenere le seguenti informazioni:

  1. Logo e anagrafica del venditore (come nella fattura di vendita export)
  2. Elenco e descrizione dei prodotti
  3. Prezzo unitario dei prodotti
  4. Peso netto dei prodotti e peso lordo dell’imballaggio export più opportuno (cartone, cassa, gabbia, pallet)
  5. Misure e volume dell’imballaggio export
  6. Sconto (eventuale)
  7. Termine Incoterms (precisando il luogo di consegna della merce)
  8. Termini e condizioni di pagamento
  9. Costo di spedizione e assicurazione (se non sono già inclusi nel prezzo del prodotto)
  10. Data di scadenza della validità dell’offerta.

 

La fattura proforma, sebbene non abbia rilevanza fiscale né contabile, è un documento export di grande importanza perché:

  • Per l’esportatore:
    È il documento che fornisce informazioni decisive per la conclusione di una vendita
  • Per l’importatore:
    È il documento da utilizzare per:
  • ottenere una licenza di importazione (se la legge lo richiede)
  • richiedere l’emissione di un Lettera di credito (a nostro favore)
  • richiedere un eventuale finanziamento
  • calcolare l’importo dell’eventuale dazio d’importazione.

 

ATTENZIONE

Anche se la fattura proforma soddisfa, già da sola, tutte le richieste formulate dal potenziale cliente, NON DOBBIAMO MAI inviarla senza che sia accompagnata da altro materiale illustrativo che faciliti la conclusione della vendita. Non dobbiamo dimenticare che il contatto con il possibile importatore, anche se avviene a distanza, deve seguire lo stesso svolgimento di una normale trattativa di vendita: presentazione dell’azienda e dei prodotti e, in ultimo, prezzi e condizioni di vendita.

 

La fattura proforma è la nostra prima risposta alla richiesta di informazioni. Ciò non significa che rimarrà l’unica. Il nostro potenziale cliente può chiederci ulteriori informazioni e può anche chiederci migliori (per lui) condizioni e termini di pagamento. Ogni nostra ulteriore offerta dovrà sempre essere accompagnata da una nuova proforma che ne confermi con precisione i diversi termini convenuti.

Una domanda che mi sento rivolgere spesso è: ma non posso inviare un’offerta commerciale o una quotazione invece di una fattura proforma?

La risposta è semplice: sì, certamente ma lo sconsiglio. Questi sono i motivi a favore della fattura proforma:

  • le informazioni da fornire sono molte e senza rispettare uno schema preciso rischiamo di ometterne qualcuna. La fattura proforma, invece, redatta nello stesso modulo della fattura di vendita export, ci dà uno schema preciso dei dati da indicare. Un’informazione mancante risulterebbe immediatamente evidente.
  • La fattura proforma è più leggibile per il nostro interlocutore. L’aspetto di una fattura, sia proforma che di vendita, è sempre facilmente leggibile da chiunque anche nei casi di moduli molto “fantasiosi”.
  • Nel caso di pagamento con lettera di credito avremo già disponibile la fattura (quasi) pronta e non rischieremo di commettere pericolosi errori.

 

 

 

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24 Risposte a La fattura proforma

  1. Martina scrive:

    Buongiorno, per l’invio delle nostre strenne , ci è richiesto da alcuni paesi extra Cee una fattura commerciale (DHL ci dice che la Giordania e il S.Africa, non accettano fatture proforma) ma come faremo, non è merce in vendita , ne seguirà un pagamento. Posso emettere una fattura sul excel/word , con una numerazione fittizia?

    • Roberto Coppola scrive:

      Per il suo scopo, la fattura proforma può essere sostituita da una cosiddetta lista valorizzata (value list). Anch’essa, al pari della proforma, non ha valore fiscale e può non essere numerata. Indichi un valore basso ma non irrealistico perché il destinatario potrebbe incorrere in sanzioni. Tutte le dogane hanno un ufficio valori che verifica la congruità dei prezzi e un valore eccessivamente basso potrebbe risvegliare il loro interesse. Meglio evitare che le sue strenne siano sottoposte a valutazione.
      In questa lista le consiglio di indicare che la merce spedita non è oggetto di vendita e che i valori indicati hanno l’unico scopo di fornire le indicazioni richieste dalla dogana di destinazione (goods not for sale – Only for Customs purposes).
      ATTENZIONE
      Le consiglio di verificare con i destinatari che i vostri omaggi sono graditi. In molti casi rischiamo di “regalare” ai nostri clienti esteri una nutrita serie di grossi fastidi. Meglio per loro rinunciare al gusto della sorpresa che averne una sgradita!

  2. Matteo scrive:

    Buongiorno,
    un cliente comunitario (GER1) ci ordina merce richiedendo spedizione al cliente finale (SIN1) in Paese Extra-UE.
    Ci viene richiesto di spedire allegando alla merce una fattura proforma con indicazione del prezzo di vendita di (GER1) al cliente finale (SIN1).
    Dal momento che la proforma non può essere utilizzata per scopi doganali, come è possibile spedire senza mostrare al cliente finale (SIN1) il prezzo di acquisto del nostro cliente (GER1)?
    grazie,
    Matteo

    • Roberto scrive:

      Considerando che le è chiesto di spedire la merce (non soltanto di proporre una vendita) è GER1 che deve emettere una fattura di vendita a SIN1. Lei deve emettere una fattura di vendita a GER1. La sua fattura a GER1 sarà utilizzata per l’operazione doganale di esportazione ma il suo contenuto resterà sconosciuto a SIN1. La sua fattura dovrà riportare la dicitura “cessione all’esportazione non imponibile ai sensi dell’art. 8, co. 1 lett. a) D.P.R. n. 633/72”.

      • Matteo scrive:

        Salve,
        se la merce viaggerà con nostra fattura di vendita a GER1 e tale fattura sarà utilizzata per l’operazione doganale di esportazione, c’è la possibilità che possa arrivare nelle mani del cliente finale SIN1, ricevendola congiuntamente alla merce.
        Per ovviare a questo problema, è proponibile esportare con la fattura di vendita di GER1 a SIN1? Se si, potrebbe delinearsi il rischio di perdere l’imponibilità IVA, dal momento che il passaggio merce tra noi e GER1 avverrebbe su suolo nazionale, per successiva vendita di GER1 a SIN1; è corretta questa affermazione a suo avviso?
        Come è meglio procedere in tal caso?
        grazie,
        Matteo

        • Roberto scrive:

          La sua affermazione sarebbe corretta ma, per fortuna, c’è una soluzione al suo quesito. Lei deve fatturare GER1 indicando in fattura la destinazione finale della merce e, possibilmente, anche il nome completo di SIN1. Lei deve, poi, presentare in dogana export sia la sua fattura che quella del suo cliente tedesco, anche quest’ultima, ovviamente, indirizzata a SIN1.
          ATTENZIONE
          Si ricordi di dare istruzioni al suo doganalista di NON inviare la sua fattura a destinazione ma di utilizzare soltanto la fattura del suo cliente tedesco per accompagnare la merce. Nella dichiarazione doganale figurerà sia lei che che GER1. Si tratta di un tipico caso di triangolazione, il suo doganalista conosce benissimo questa semplice procedura.

  3. Michela scrive:

    Buongiorno, un importatore dagli Stati Uniti ci chiede una campionatura dei prodotti da noi commercializzati, nella fattura proforma andrà indicato il valore commerciale del bene ai fini del dazio, pertanto dovrà essere indicato anche l’importo totale che non potrà quindi risultare ZERO ? Si può eventualmente inserire uno sconto del 100% ? Grazie

    • Roberto scrive:

      Per l’invio di campioni gratuiti è sufficiente presentare in dogana una lista valorizzata, su propria carta intestata o una fattura proforma, con l’indicazione dei beni, della loro quantità e del relativo valore normale, oltre all’annotazione che gli stessi costituiscono campioni gratuiti, appositamente contrassegnati, non destinati alla vendita. L’importo totale della fattura proforma sarà indicato con la precisazione che si tratta di un valore ai soli fini doganali (“only for Customs purposes”).
      Le cessioni gratuite di beni verso Paesi extra-UE costituiscono cessioni all’esportazione, esenti da Iva a norma dell’art. 8, comma 1, lettera a), DPR 633/1972. Ai fini della non imponibilità IVA, anche se si tratta di campioni gratuiti, rimane la necessità che l’esportazione risulti da documento doganale.

      • carlotta fontana scrive:

        Mi scusi
        Se spediso merce in garanzia per sostituzione di una parte daneggiata che valore ai soli fini doganali posso mettere?
        se il pezzo vale 100 posso metter come valore ai soli fini doganali 10 euro?
        vige una regola in tal senso?
        grazie

        • Roberto Coppola scrive:

          Ipotizzo che per “danneggiata” s’intenda difettosa e quindi coperta da garanzia. Immagino anche che si tratti di cliente extra UE.
          Agli effetti doganali, la fattura proforma (o una lista valorizzata su carta intestata) emessa per la spedizione di un bene in sostituzione, deve riportare la causale “sostituzione in garanzia” (“replacement under warranty”).
          In teoria, il valore minimo che lei indica può andare bene per la dogana italiana ma le consiglio vivamente di chiedere conferma al doganalista (customs broker) del suo cliente perché si registrano casi in cui la dogana di destinazione non ha accettato la fattura proforma ed ha ritardato lo sdoganamento fino alla presentazione di una fattura di vendita export.

  4. Giuliana scrive:

    Buongiorno,
    dovendo far ritirare al fornitore francese della merce difettosa da sostituire direttamente presso il nostro cliente svizzero, con contestuale consegna della nuova, è possibile far accompagnare detta merce con nostre fatture proforma (italiane)?
    Questo per evitare il contatto diretto tra cliente-fornitore e velocizzare i tempi dell’operazione.

    Grazie

    • Roberto scrive:

      Se ho ben capito, la restituzione è disposta da un cliente svizzero, cioè extracomunitario, al quale i beni sono stati precedentemente ceduti in regime di non imponibilità (all’art. 8, D.P.R. n. 633/1972).

      In mancanza di ulteriori dettagli, direi di fare ricorso alla procedura della “reintroduzione in franchigia” (art. 185 e ss. del Codice Doganale Comunitario, Reg. CEE n. 2913/1992). Per beneficiare dell’esenzione del dazio all’importazione, è indispensabile rispettare due condizioni:
      1. la reintroduzione della merce, con immissione in libera pratica, deve avvenire entro 3 anni dall’esportazione
      2. la merce deve essere reintrodotta nello stesso Paese dal quale è stata precedentemente esportata.

      La merce deve essere accompagnata da fattura proforma emessa dal cliente svizzero e la sua azienda dovrà emettere una nota di credito a favore del cliente svizzero. All’atto della reintroduzione occorrerà presentare la bolletta doganale di esportazione originaria, con precisa indicazione dei beni in modo da poterne consentire l’identificazione.

      Desidero precisare che per poter godere anche dell’esenzione dall’IVA al momento della reintroduzione (art. 68, d, DPR 633/72) si richiede anche che l’operazione sia svolta dallo stesso soggetto che, a suo tempo, ha effettuato l’esportazione.

      Un’alternativa a quanto sopra consiste nel procedere con la sostituzione in garanzia per merce difettosa. In questo caso (regime di “Traffico di perfezionamento attivo”) è anche richiesta una preventiva autorizzazione della Dogana. Si tratta di una procedura più complessa che non sono in grado di suggerirle per mancanza di ulteriori dettagli.

      In pratica:
      – l’operazione deve essere svolta (a livello documentale: fatture ecc.) dagli stessi soggetti che hanno eseguito l’esportazione
      – è indispensabile avvalersi dell’assistenza di un doganalista (preferibilmente lo stesso che ha curato l’export).

  5. MAURO scrive:

    Buongiorno, per export Italia/Svizzera posso utilizzare la fattura proforma? La Dogana italiana pare non l’accetti. Grazie

    • Roberto scrive:

      La fattura proforma non ha validità fiscale né contabile quindi non può essere utilizzata per scopi doganali (salvo alcuni casi in cui è accettata provvisoriamente).

  6. Giuseppe scrive:

    Ho bisogno di sapere se esiste una normativa che indica i termini di presentazione della fattura definitiva in dogana per un operazione di importAzione per la quale è stata allegata una fattura proforma in attesa di quella definitiva.
    Potete darmi qualche indicazione?
    Grazie

    • Roberto scrive:

      Non mi risulta che ci sia una scadenza di validità della fattura proforma. La questione, a mio avviso, si pone in termini diversi. Provvedere allo sdoganamento con una fattura proforma invece di una fattura commerciale richiede una giustificazione per la dogana. Una volta fornita la giustificazione, si provvede allo sdoganamento pagandone i relativi diritti, compresa l’IVA, naturalmente. Salvo altre esplicite richieste da parte della dogana, riterrei l’operazione conclusa.

  7. Tiana scrive:

    Salve, io ho spedito della campionatura in Giappone,
    ho fatto la fattura proforma.. è corretto o bastava la packing list?
    deve,alla fattura proforma,seguire una fattura con saldo 0 per la campionatura inviata in omaggio, anche se prezzata per consentire il calcolo del dazio doganale a carico del destinatario?
    Ringrazio e saluto
    Tiana

    • Roberto scrive:

      L’invio di campioni senza valore commerciale non impone l’obbligo di emissione della fattura, trattandosi di un’operazione esclusa dal campo di applicazione dell’IVA. Quindi, per questo tipo d’invio, è sufficiente presentare in dogana una lista valorizzata, su propria carta intestata, con l’indicazione dei beni, della loro quantità e del relativo valore normale, oltre all’annotazione che gli stessi costituiscono campioni gratuiti, appositamente contrassegnati, non destinati alla vendita. Questo, se ho capito bene, lei lo ha fatto emettendo una fattura proforma. Purtroppo questo utilizzo della fattura proforma, già dal 1997, è stato escluso dall’Agenzia delle Dogane, in quanto documento privo di valore sia contabile che fiscale. Ciononostante, non mi risulta che, nei molti casi di utilizzo analogo di cui sono a conoscenza, siano nati particolari problemi.
      Mi preme invece ricordarle che il suo reparto amministrazione deve assolvere i normali adempimenti previsti per i documenti di trasporto e di accompagnamento e, naturalmente, di scarico del magazzino.
      L’importanza di tali documenti deriva dal fatto che essi servono a giustificare l’assenza di un corrispettivo (campioni gratuiti) e, aspetto ancora più rilevante, ad evitare la presunzione di vendita di beni senza emissione di fattura.

  8. Nadir scrive:

    Domanda:
    La pro-forma che un italiano fa ad un cliente straniero, dopo che il cliente straniero ha effettuato il pagamento come specificato nella pro -forma, che valore ha la pro forma? Vale per dire come un contratto a tutti gli effetti di legge? Cioe’ se ci sono problemi piu avanti, come si puo” utillizare la pro forma? Sotto quale titolo? Come contratto o altro?
    Oppure meglio fare un contratto oltre lapro forma?
    Grazie

    • Roberto scrive:

      La fattura proforma equivale a un preventivo, a un’offerta di vendita di una merce a certe condizioni. La sua funzione si esaurisce quando riceviamo una lettera di credito o, ancor più, quando riceviamo un pagamento per merce già spedita. Consideri che la fattura proforma è, in ogni caso, un documento “unilaterale” redatto dal venditore per sottoporre al potenziale acquirente le condizioni di vendita che lui stesso stabilisce. Come tale, è vincolante soltanto per il venditore e non per il compratore che può liberamente decidere di procedere con l’acquisto, oppure può richiedere la modifica di alcune condizioni (prezzo, termini di pagamento ecc.) oppure può interrompere la trattativa, a sua esclusiva discrezione.
      La fattura proforma, quindi, è ben lontana dal poter sostituire un contratto. La fattura proforma, molto spesso, segue un primo contatto preso con il cliente e poi, in caso d’interesse del compratore, viene seguita da un contratto di compravendita che stabilisce con precisione tutti i termini della compravendita. La fattura proforma è un ottimo mezzo per formulare una proposta di vendita ma non sottintende un’accettazione da parte del cliente.
      La fattura proforma non è sempre richiesta dal cliente. Sempre più spesso è possibile reperire tutte le necessarie informazioni sul sito del venditore e quindi la fattura proforma potrebbe diventare superflua. In ogni caso, però, consiglio assolutamente di procedere con la stipula di un contratto che contenga tutti quei dettagli che né una fattura proforma né un sito Internet contengono, come ad esempio, il tipo di copertura assicurativa, la clausola di forza maggiore, il foro competente in caso di contestazioni ecc.
      Mi scriva senza esitazioni se qualcosa non le è chiaro.
      Grazie.

  9. Emanuela Sunta scrive:

    Ma se la fattura proforma non è emessa per richiedere un pagamento, come scrivete voi, perchè sulla stessa si devono inserire i “Termini e condizioni di pagamento” come riportate al punto 8. E’ un controsenso. Spiegatevi meglio per favore.
    Grazie

    • Roberto scrive:

      La fattura proforma non RICHIEDE il pagamento perché al momento della sua emissione la compravendita non è ancora avvenuta né tantomeno è avvenuta la spedizione della merce. La fattura proforma si limita a PRECISARE, tra l’altro, quali sono i termini di pagamento richiesti dall’esportatore. La prego di non esitare a chiedermi eventuali ulteriori dettagli.

  10. ruggiero binetti scrive:

    Alcuni importatori della penisola araba in merito al ricevimento di merce in vendita contestualmente al ricevimento cdi beni a titolo gratuito,non richiedono fattura export e fatt.proforma.
    Ma solo una fattura export che indichi anche i prodotti gratuiti con indicazioni identiche inserite in proforma.

    • Roberto scrive:

      Condivido la sua perplessità ma sarei favorevole a soddisfare la richiesta del cliente. Naturalmente deve essere indicato chiaramente che i beni in questione sono ceduti a titolo gratuito e che quindi il loro prezzo in fattura è zero. Mi sfugge quale sia il motivo della richiesta ma dobbiamo immaginare che l’importatore arabo si sia assicurato che una tale fattura non presenterà difficoltà nella procedura doganale d’importazione. Sebbene non veda possibili insidie per lei, spero che la sua fattura sia già stata pagata o che sia garantita da Lettera di Credito.

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