La delega: un potente strumento di crescita strategica

Col crescere delle dimensioni di una azienda il lavoro dell’export manager diventa sempre più complesso e gravoso. Quando l’export manager non può più occuparsi da solo di tutti i compiti di sua competenza, viene il momento in cui deve dividere il suo carico di lavoro ricorrendo al contributo di collaboratori interni o esterni all’azienda in cui opera. Questa ripartizione di responsabilità si realizza con la delega.

L’importanza di ricorrere alla delega è comune a tutti i manager ma è ancora più importante per l’export manager. Chi si dedica all’export, infatti, deve, più spesso di altri manager, assentarsi dall’azienda per viaggi all’estero, partecipazione a fiere internazionali e visite ai clienti esteri. L’export manager, quindi, ha assoluto bisogno di predisporre l’organizzazione dell’ufficio export in modo che tutte le attività connesse con l’export continuino a funzionare in modo corretto ed efficiente. Sarebbe un errore di valutazione, però, vedere la delega soltanto come un espediente per riempire il vuoto che l’export manager lascia durante le sue assenze. La delega è molto di più: è un potente strumento di crescita aziendale e il suo corretto utilizzo può dare un forte impulso a tutte le attività di cui il manager è responsabile.
Per corretto utilizzo della delega intendo il ricorso ad alcuni accorgimenti operativi. Vediamoli in dettaglio:

1.
Dai sempre un feedback
Assicurati di fornire feedback sia positivi che negativi, in modo che la persona a cui stai affidando la responsabilità capisca se sta procedendo bene e come deve migliorare, se necessario. È più probabile che una prestazione di buona qualità continui ad essere tale se viene riconosciuta e premiata. Sii generoso con promozioni, bonus e riconoscimenti pubblici con chi dimostra di svolgere con dedizione e profitto la delega assegnata.

2.
Assicurati di mantenere un buon livello di controllo
Questo è un punto piuttosto controverso. Molti consulenti di direzione suggeriscono di delegare alcune responsabilità direttive senza attivare nessun controllo sull’operato del delegato e di dedicarsi soltanto all’esame e valutazione dei risultati d raggiunti. Personalmente, sono contrario a questo tipo di separazione dall’attività del delegato. Limitarsi al controllo dei risultati ottenuti può evidenziare problemi e criticità quando ormai è troppo tardi per porvi rimedio in modo efficace ed economico. Sono dell’idea che monitorare il lavoro dei collaboratori li motiverà e aiuterà il manager a risolvere i problemi man mano che si presentano. Un membro del team inesperto avrà bisogno di maggiore supervisione, mentre i collaboratori più esperti potranno godere di una maggiore libertà e gestire autonomamente le proprie decisioni per il raggiungimento dei risultati stabiliti. La misura del controllo sul delegato dovrebbe essere commisurata al livello delle sue capacità e della sua esperienza.

3.
Sii chiaro e dettagliato sui compiti che deleghi e sui risultati sperati
Assicurati che i collaboratori comprendano le responsabilità che si assumono e che le accettino. Chiedi loro di confermarti che tutti i termini della delega siano stati compresi negli aspetti operativi e nelle loro implicazioni.

4.
Scegli con cura i compiti da delegare
Delega compiti ripetitivi, attività di bassa complessità ma che richiedono tempi lunghi di esecuzione.
Non delegare mai:
• la valutazione delle prestazioni di altri collaboratori
• la possibilità di derogare dalle procedure correnti con misure eccezionali
• le azioni dipendenti da valutazioni etiche sull’operato dell’azienda
• i compiti specificatamente assegnati a te
• le situazioni particolarmente complesse
• le situazioni delicate che potrebbero compromettere i rapporti commerciali con i clienti.

5.
Fornisci tutte le indicazioni e precisazioni necessarie
Quando, senza giusto motivo, un’attività si allontana dalle linee guida abituali, l’export manager deve indicare un’azione correttiva immediata e risolutiva approntando un piano per tornare a orientarsi sugli obiettivi prefissati.

6.
Dai ai collaboratori l’autorità necessaria per portare a termine il compito assegnato
Qualsiasi compito delegato deve essere accompagnato da una adeguata delega di autorità, dal potere e dalle risorse per portare a buon fine l’incarico ricevuto. Il manager deve sempre provvedere a mantenere il giusto equilibrio tra potere e responsabilità dei collaboratori. Questo vale per qualunque lavoratore all’interno di qualunque azienda: si è (e ci si sente) realmente responsabili solo quando abbiamo il potere di apportare i cambiamenti che riteniamo utili ai nostri scopi. Il principio generale di riferimento è: ognuno è responsabile di ciò che fa, di ciò che fa fare, di ciò che controlla e di ciò che ha il potere di cambiare.

7.
Tieni il giusto atteggiamento riguardo alla delega
I manager, soprattutto i più creativi e proattivi, spesso vedono la necessità di organizzare le deleghe come un ostacolo allo svolgimento della propria attività. L’assegnazione delle deleghe, al contrario, deve essere considerata un investimento sulle persone, sulla cultura aziendale e sul risultato operativo dell’intero ufficio export. È un’operazione proficua, orientata alla crescita strategica dell’azienda.

8.
Considera le capacità, l’esperienza e gli interessi dei tuoi collaboratori
Quando assegni una delega, considera le capacità dimostrate di ogni collaboratore, l’interesse per l’attività e il carico del lavoro che già svolge. Esamina i risultati che ha già ottenuto in incarichi simili, valuta la sua capacità di collaborare all’interno del team coinvolto nel suo stesso progetto e misura con attenzione la capacità che il collaboratore ha di lavorare in tempi stretti e sotto pressione.

9.
Stabilisci obiettivi chiari e criteri di valutazione precisi
Spiega in dettaglio sia gli obiettivi generali dell’attività delegata sia i criteri che verranno utilizzati per misurarne i risultati. Assicurati che gli obiettivi siano specifici, raggiungibili, pertinenti e misurabili.